Una cadenza è una riunione che si ripete sempre uguale. La ripetizione, che sembra il suo limite, è esattamente la sua forza: quando la struttura non cambia, tutta l'attenzione va sul contenuto.
L'ordine del giorno
- I numeri — dieci minuti, in silenzio, guardando lo stesso cruscotto. Nessuno racconta i numeri: si leggono. Chi commenta un numero che gli altri non stanno guardando fa perdere tempo a tutti.
- Gli scostamenti — venti minuti sulle due o tre cose che sono fuori soglia. Non su tutto: solo su quelle.
- Le decisioni — venti minuti in cui si decide, e ogni decisione esce con un nome e una data.
- Le decisioni della volta scorsa — dieci minuti per verificare cosa è successo di quello che si era deciso il mese prima.
L'ultimo punto è quello che nessuno mette e che cambia tutto. Sapere che fra trenta giorni qualcuno chiederà conto di quello che si è deciso oggi modifica la qualità delle decisioni che si prendono.
Le due domande obbligatorie
Ogni volta che si propone qualcosa, due domande. Chi lo fa? Entro quando? Se una delle due non ha risposta, la proposta non è una decisione e non entra a verbale. Sembra rigido. Dopo due mesi diventa naturale, e la quantità di cose che effettivamente accadono cambia in modo visibile.
Numero di decisioni per esito, verificate alla review successiva. Le decisioni rinviate sono l'indicatore che anticipa il fallimento di una cadenza: se risalgono per due mesi, la riunione sta tornando un aggiornamento.
Vedi i dati
| Mese | Fatte | In corso | Rinviate |
|---|---|---|---|
| Mese 1 | 9 | 7 | 8 |
| Mese 2 | 14 | 6 | 6 |
| Mese 3 | 19 | 5 | 3 |
| Mese 4 | 23 | 4 | 2 |
Dati di esempio, da sostituire con i vostri prima della pubblicazione.
Il verbale di due pagine
Non un resoconto: un elenco. Le decisioni prese, chi le porta, entro quando, e lo stato di quelle precedenti. Se il verbale supera le due pagine significa che si sta verbalizzando la discussione invece del risultato, e nessuno lo leggerà.
Un verbale che nessuno rilegge è tempo speso a documentare l'oblio.
Durata media in minuti e numero di decisioni messe a verbale, prima e dopo l'introduzione dell'ordine del giorno fisso. Il tempo totale scende: cambia cosa ci si fa dentro.
Vedi i dati
| Momento | Minuti | Decisioni |
|---|---|---|
| Prima | 145 | 3 |
| Dopo tre mesi | 62 | 11 |
Dati di esempio, da sostituire con i vostri prima della pubblicazione.
Quanto ci vuole perché funzioni
Il primo mese è faticoso e sembra burocratico. Il secondo comincia a sembrare utile. Dal terzo, quando si guarda indietro alle decisioni prese e si vede che la maggior parte è successa davvero, diventa difficile tornare a com'era prima. Non per convinzione: per abitudine.