C'è una soglia che quasi nessuno vede passare. Fino a quattro o cinque progetti in parallelo, un imprenditore capace li tiene in testa. A sei comincia a servire un foglio. A otto il foglio non basta più, ma nessuno se ne accorge subito, perché la degradazione non è brusca: è graduale e si maschera da normale carico di lavoro.
I sintomi, in ordine di comparsa
- Le riunioni si allungano, perché una parte del tempo serve a ricostruire dove eravamo rimasti.
- Le stesse decisioni vengono prese due volte, a distanza di settimane, con esiti leggermente diversi.
- Qualcuno comincia a dire «pensavo lo facessi tu» con una frequenza che prima non c'era.
- I ritardi si scoprono dal cliente, non dall'interno.
- Le persone più brave sono anche le più stanche, e le più difficili da sostituire.
Nessuno di questi sintomi, preso da solo, giustifica un intervento. Tutti insieme descrivono un'azienda che ha superato la propria capacità di coordinamento e sta compensando con lo sforzo individuale. È una compensazione che funziona, fino a quando una persona si ammala o si dimette.
Ore mensili della direzione dedicate a ricostruire lo stato dei progetti, al crescere del numero di progetti aperti. La curva non è lineare: ogni progetto in più va coordinato con tutti gli altri.
Vedi i dati
| Progetti in parallelo | Ore al mese |
|---|---|
| 3 | 4 h |
| 5 | 9 h |
| 7 | 17 h |
| 9 | 28 h |
| 11 | 41 h |
| 13 | 56 h |
Dati di esempio, da sostituire con i vostri prima della pubblicazione.
Perché non si assume e basta
Perché il problema non è di braccia ma di metodo. Assumere una persona in più senza cambiare il modo in cui si coordina significa avere un dodicesimo progetto invece di undici. Il coordinamento non scala con le persone: scala con le regole.
Quota di ritardi rilevati dall'interno rispetto a quelli segnalati dal committente. Scoprirlo dal cliente non è solo un problema commerciale: significa aver perso le settimane in cui si poteva rimediare.
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| Situazione | Scoperto internamente | Segnalato dal cliente |
|---|---|---|
| Senza cadenza | 34% | 66% |
| Con cadenza mensile | 88% | 12% |
Dati di esempio, da sostituire con i vostri prima della pubblicazione.
La prova che potete fare questa settimana
Prendete un foglio e scrivete tutti i progetti aperti. Non le attività: i progetti, quelli che hanno un inizio, una fine e qualcuno che ci aspetta qualcosa. Accanto a ciascuno mettete tre colonne: chi lo porta avanti, quando finisce, qual è la prossima decisione che aspetta.
Se non riuscite a compilare la terza colonna per più di metà delle righe, avete la risposta. E se il foglio ha più di otto righe, l'avete comunque.